"Automatizatu nahi dugu." Astero iristen den esaldi bat da, eta ia beti prozesu bat buruan dutela, normalean zarata gehien egiten duena, ez itzulkin handiena duena. Akats garestia gutxitan da gaizki automatizatzea: ez zegokiona automatizatzea da. Hau da gida zintzoa enpresa batean zein prozesu automatizatu aukeratzeko, zein irizpide erabili lehenesteko eta, batez ere, zer utzi bakean.
Automatizatzea ez da helburua
Deserosoenetik hastea komeni da: automatizatzea ez da helburu bat, tresna bat da. Helburua orduak askatzea, akatsak murriztea edo negozioa geldiarazten duen fluxu bat azkartzea da. Prozesu batek hiru gauza horietako bat ere ez badu modu neurgarrian egiten, hura automatizatzea harrotzeko teknologia erostea da, ez irabazteko.
Horregatik lehen galdera ez da inoiz "hau automatiza dezakegu?", ia dena baita automatizagarria. Galdera "hau hura baino lehen automatizatzea merezi du?" da. Eta erantzun hori ez da intuiziotik ateratzen ez astelehen batean gehien haserretzen zaituen prozesutik: irizpide zehatz batzuk gurutzatzetik ateratzen da.
Zer automatizatu lehenengo erabakitzen duten sei irizpideak
Eragiketa bat diagnostikatzen dugunean, prozesu hautagai bakoitza sei iragazki hauetatik pasatzen da. Bat ere ez du bakarrik agintzen; konbinazioak ordenatzen du zerrenda.
1. Bolumena
Zenbat aldiz gertatzen da egunean, astean edo hilean? Urtean hiru aldiz gertatzen den zerbait automatizatzeak ia inoiz ez du konpentsatzen: eraikitzeko eta mantentzeko kostuak aurrezten duzuna oso gainditzen du. Bolumena gainerako guztiaren biderkatzailea da. Eragiketako bi minutuko aurrezpena ez da ezer hilean hamar aldiz gertatzen bada, baina ordu asko dira bostehun aldiz gertatzen bada.
2. Errepikakortasuna
Beti fluxu bera da, ala kasu bakoitza mundu bat da? Automatizazioak errepikakorrean eta aurreikusgarrian egiten du distira. Prozesua exekutatzen den bakoitzean giza irizpide desberdina, testuinguruko epaia edo salbuespen berri bat behar bada, ez zaude hautagai garbi baten aurrean, gehienez lagundu daitekeen zerbaiten aurrean baizik, ez erabat automatizatu.
3. Arau argiak
Prozesua "hau gertatzen bada, hori egin" sekuentzia gisa deskriba dezakezu? Logika diagrama batean sartzen bada eta exekutatzen dutenek nola egiten den bat egiten badute, arau argiak daude. Lankide bakoitzak modu desberdinean egiten badu eta inork ez badaki zergatik azaltzen, lehenik prozesua antolatu behar da, ez kaosa automatizatu. Prozesu nahasi bat automatizatzeak nahasmen azkarragoa besterik ez du sortzen.
4. Akatsaren kostua
Zer gertatzen da prozesuak huts egiten badu? Ez da berdina barne mezu bat gaizki bidaltzea eta faktura bat edo Ogasunera doan datu bat gaizki kalkulatzea. Akatsaren kostuak definitzen du automatizazioak zenbat sendotasun, balidazio eta gainbegiratze behar dituen, eta beraz zenbat kostatzen den ondo egitea. Akats kostu txikiko prozesuak aproposak dira hasteko: oker egotea merke ateratzen da eta azkar ikasten da.
5. Datuen kalitatea
Automatizazio bat elikatzen duten datuak bezain ona da. Informazioa garbi eta egituratuta bizi bada sistema atzigarri batean, bidea laburra da. PDFetan, kalkulu orri soltetan, mezuetan eta pertsona baten buruan banatuta badago, benetako lana ez da automatizatzea: lehenik datuak antolatzea eta konektatzea da. Trabatzen diren automatizazio proiektuen lehen kausa da.
6. Itzulkina
Dena ixten duen irizpidea. Batu automatizazioa eraikitzeak eta mantentzeak kostatzen duena eta konparatu aurrezten edo sortzen duenarekin: askatutako orduak, saihestutako akatsak, erantzun denbora laburragoak, jada galtzen ez diren aukerak. Itzulkina modu arrazoizkoan hilabeteko epe batean agertzen ez bada, ez da lehentasunezkoa, teknikoki ederra bada ere. Benetako itzulkina dagoen tokian bakarrik automatizatzen dugu.
Lehentasun matrizea: ahalegina itzulkinaren aurka
Sei irizpideak mahai gainean, prozesu bakoitza bi ardatzetan laburtzen da: automatizatzeak zenbat kostatzen duen (ahalegina: konplexutasun teknikoa, datuen kalitatea, integrazioak, akatsaren kostua) eta zenbat itzultzen duen (itzulkina: bolumena, orduak, saihestutako akatsak). Haiek gurutzatzeak lau koadrante ematen ditu, inbertsioa bulego eztabaidarik gabe ordenatzen dutenak.
| Koadrantea | Ahalegina / Itzulkina | Zer egin |
|---|---|---|
| Garaipen azkarrak | Ahalegin baxua · Itzulkin altua | Hasi hemendik. Konfiantza sortzen dute, orduak goiz askatzen dituzte eta hurrengoa finantzatzen dute. |
| Proiektu estrategikoak | Ahalegin altua · Itzulkin altua | Planifikatu faseka. Merezi dute, baina diagnostiko serioa eskatzen dute eta ez dira inprobisatzen. |
| Betelana | Ahalegin baxua · Itzulkin baxua | Egin bidean erortzen badira soilik. Ez mugitu roadmap-a haiengatik. |
| Tranpak | Ahalegin altua · Itzulkin baxua | Saihestu. Demo batean gehien ilusionatzen dutenak eta produkzioan gutxien itzultzen dutenak dira. |
Arau praktikoa sinplea da: hasi garaipen azkarrekin, erabili sortzen duten itzulkina proiektu estrategikoak justifikatzeko eta ordaintzeko, utzi betelana zuloetarako eta urrundu tranpetatik ikusgarriak izanda ere. Lehen hilabeteetako balio ia guztia goiko ezkerreko koadrantetik ateratzen da.
Zer EZ automatizatu (eta zergatik)
Automatizazio plan on bat bazterrean uzten duenagatik ezagutzen da exekutatzen duenagatik bezainbeste. Prozesu hauek kanpoan uztea komeni da, oraingoz behintzat:
- Oraindik ondo ulertzen ez dituzun prozesuak. Inork ezin badu azaldu nola funtzionatzen duen hasieratik amaierara, hura automatizatzea nahasmena kodean izoztea da. Lehenik mapatzen da, gero erabakitzen.
- Aldatzear dauden prozesuak. Fluxua birdiseinatuko bada, araudia aldatzen bada edo tresna sei hilabetetan ordezkatuko bada, orain automatizatzea hondar gainean eraikitzea da.
- Bolumen oso baxuko prozesuak. Urtean hiru aldiz ez du justifikatzen betiko mantendu, dokumentatu eta zaindu behar den automatizazio bat.
- Giza irizpidea eskatzen duten erabakiak. Negoziatzea, salbuespen delikatu bat kudeatzea, muga kasu bat balioestea. Ondo aplikatutako IAk erabaki hauek laguntzen ditu; erabat ordezkatzeak garesti ateratzen du normalean konfiantzan eta akatsetan.
- Datu zikinak dituzten prozesuak, garbitzeko planik gabe. Datu txarren gainean automatizatzeak akatsa industrializatzea besterik ez du egiten. Datuen ordena aurretiko lana da, ez aukerakoa.
"Hau ez automatizatu oraindik" esatea ez da anbizio falta: dirua itzultzen duen proiektu bat lurperatzen duenetik bereizten duena da.
Ia denek saltatzen duten urratsa: diagnostikoa
Hemen dago benetako abiapuntua, eta gehien alde batera uzten dena da. Tresna bakar bat ukitu aurretik, eragiketak gaur nola funtzionatzen duen mapa erreal bat behar da: zein prozesu dauden, zein maiztasunekin exekutatzen diren, nork egiten dituen, zenbat ordu jaten dituzten, non huts egiten duten eta zein datu erabiltzen dituzten.
Mapa hori gabe, lehenestea iritzia da. Harekin, zerrenda ia bere kabuz ordenatzen da: irizpideek eta matrizeak teoria izateari uzten diote eta zure negozioko zenbaki zehatzez betetzen dira. Diagnostikoa da "automatizatu nahi dugu" "hau automatizatzen dugu, ordena honetan, arrazoi hauengatik" bihurtzen duena.
Eta bigarren mailako efektu baliotsu bat du: askotan, mapatzean, agertzen da arazoa ez zela automatizaziozkoa, gaizki diseinatutako prozesu batena edo datu desordenatuena baizik. Hori lehenik konpontzeak edozein robotek baino itzulkin handiagoa ematen du normalean. Proposatu aurretik diagnostikatzen dugu zehazki behar ez duzun automatizazio bat ez saltzeko.
Uler, neur eta manten ditzakezun sistemak
Automatizatzen den guztiari aplikatzen diogun azken iragazki bat dago, eta ez da matrize batean ere agertzen: emaitza uler, neur eta manten dezakezun sistema bat izatea. Kutxa beltzik gabe, hornitzaileak bakarrik ukitzen dakizkien lasterbiderik gabe, vendor lock-in gabe. Orduak aurrezten dituen baina esku-oinak lotzen dizkizun automatizazio bat ez da aktibo bat: hipoteka bat da.
Zer automatizatu ondo aukeratzea, azkenean, ingeniaritza erabaki bat da: irizpide argiak, zenbakiak mahai gainean eta zintzotasuna benetan zerk konpentsatzen duen. Zerrenda hori zure eragiketarako ordenatu nahi baduzu, benetako itzulkina non dagoen eta non ez esaten dizun diagnostiko batetik hasita, hori da zehazki prozesuen automatizazioan egiten duguna. Kontatu iezaguzu gaur nola lan egiten duzuen eta hitz egin dezagun zure eragiketaz: zintzotasunez esango dizugu zer duen zentzua automatizatzeak eta zer ez.