Espainiar enpresa batean fakturak eta eskaerak automatizatzea ez da "fakturak irakurtzen dituen IA" bat erostea eta ahaztea. Fluxu zehatz bat diseinatzea da, irizpidez erabakitzea zein zati exekutatzen diren bakarrik eta zein pasatzen diren pertsona batetik, eta erabaki bakoitzaren arrasto auditagarria uztea. Hau da kerik gabeko gida nola heltzen diogun: zer automatizatu, zer berrikusi eskuz eta zer izan ebatzita hasi aurretik.
Ziklo osoa, urratsez urrats
"Fakturak eta eskaerak automatizatzeaz" hitz egiten dugunean, egiatan hainbat etapa dituen ziklo batez ari gara. Komeni da osorik ikustea ezer ukitu aurretik, ia beti botila-lepoa ez baitago enpresak uste duen tokian.
- Sarrera: dokumentua postaz, PDF erantsiz, web inprimakiz edo hornitzaile atariz iristen da. Formatu desberdinak, igorle desberdinak, kalitate desberdina.
- Datuen erauzketa: eremu garrantzitsuak irakurtzen dira: hornitzailea, faktura edo eskaera zenbakia, lerroak, zenbatekoak, zergak, datak.
- Balidazioa: erauzitakoa negozioak dagoeneko dakienaren aurka kontrastatzen da: onartutako aurrekontua, erosketa eskaera, eskuragarri dagoen stocka, adostutako tarifa.
- Erregistroa: datu balidatua ERPan edo kudeaketa sisteman isurtzen da inork berriro tekleatu gabe.
- Salbuespenak: koadratzen ez dena ez da asmatzen ez behartzen, pertsona bati bideratzen zaio testuinguru osoarekin erabaki dezan.
Automatizazio baliagarriak bost etapak fluxu jarraitu gisa estaltzen ditu. PDFaren irakurketa bakarrik automatizatzen baduzu baina gero norbaitek datuak ERPra eskuz kopiatzen baditu, gutxi aurreztu duzu eta berrikuspen urrats berri bat gehitu duzu.
Zer automatizatu eta zer utzi giza berrikuspenarekin
Hau da orduak aurrezten dituen proiektu bat mesfidantza sortzen duen batetik bereizten duen erabakia. Denak ez du bere kabuz exekutatu behar, eta hori aitortzea ez da anbizio falta: ingeniaritza zintzoa da.
| Etapa | Gomendioa |
|---|---|
| Dokumentuaren harrera eta sailkapena | Automatizatu |
| Eremu egituratuen erauzketa | Automatizatu konfiantza atalasearekin |
| Eskaeraren, aurrekontuaren eta stockaren aurkako balidazioa | Automatizatu arauka |
| Koadratzen duten kasuen erregistroa ERPan | Automatizatu |
| Eskaera lotuik gabeko fakturak edo zenbateko desbideratzea dutenak | Giza berrikuspena |
| Hornitzaile berria edo zerga datu osatugabeak | Giza berrikuspena |
| Ordainketaren azken onespena | Giza berrikuspena |
Erabiltzen dugun irizpidea sinplea da: bide zoriontsua automatizatzen da, salbuespena bideratzen da. Fakturen eta eskaeren ehuneko handi bat errutinazkoa da eta lehen aldian koadratzen du; horiek bakarrik joan daitezke. Gainerakoa —IBANa aldatu duen hornitzailea, albaranarekin bat ez datorren zenbatekoa, deskontu arraroa duen lerroa— giza epaiketak balioa ekartzen duen tokia da zehazki, eta itsu erabakitzen duen makina batek arazo garestiak sortzen dituen tokia.
Hemen sartzen da nola lan egiten dugun ideia nagusi bat: kutxa beltzik gabe. Erauzketa bakoitzak konfiantza maila bat darama lotuta, balidazio bakoitzak argi uzten du zein arau bete edo huts egin den, eta salbuespen bakoitza pertsonarengana iristen da jatorrizko dokumentuarekin eta ezetzaren arrazoia begi bistan. Ez da nahikoa sistemak asmatzea; zergatik azaltzeko gai izan behar du.
Zer izan behar duzu ebatzita hasi aurretik
Porrot egiten duten automatizazio proiektu gehienek ez dute teknologiagatik huts egiten. Inork argi ez zuen prozesu baten gainean automatizatzen hasi zelako huts egiten dute. Kode lerro bat idatzi aurretik, komeni da zimendu hauek izatea.
Datu eta maisu garbiak
Zure hornitzaileen katalogoak bikoiztuak, erreferentzia inkoherenteak edo norbaiten buruan bizi diren tarifak baditu, automatizazioak desordena hori heredatuko du. Balidazio automatikoak konparatzeko egia bat behar du. Askotan lehen benetako lana ez da automatizatzea, maisuak antolatzea baizik.
ERParekin integrazioa
Erregistro automatikoa zure kudeaketa sisteman modu kontrolatuan idatzi ahal izatearen menpe dago: APIz, konektore ofizialez edo, kasurik okerrenean, neurrirako integrazio batez. Komeni da goiz jakitea zure ERPak zer onartzen duen, diseinu osoa baldintzatzen baitu. Sistemak sarrera egituratzeko modurik erakusten ez badu, hori da lehenik ebatzi beharrekoa.
Negozio arau esplizituak
"Noiz onartzen da faktura bat bakarrik?" galderak erantzun zehatza izan behar du ezer programatu aurretik: zein zenbateko desbideratze onartzen den, zer gertatzen den erosketa eskaera falta bada, nork onartzen duen atalase jakin batetik gora. Arau horiek idatzita ez badaude, automatizazioak inprobisatuko ditu, eta horrek ez du inoiz ondo amaitzen.
RGPD eta faktura elektronikoa Espainian
Fakturen zikloa automatizatzeak hornitzaileen, bezeroen eta, batzuetan, pertsona fisikoen datuak tratatzea esan nahi du. Hori RGPDren pean dago: argi izan behar da zein datu prozesatzen diren, non gordetzen diren, nork atzitzen dituen eta zenbat denboraz kontserbatzen diren. Ondo diseinatutako fluxu automatizatu batek hau errazten du, tratamendua zentralizatzen duelako eta sarbideen erregistroa uzten duelako fakturak posta ontzietan sakabanatuta izan beharrean.
Paraleloan, Espainia fakturazio digitalaren esparru zorrotzago baterantz doa. Zerga Agentziaren SII bezalako sistemek BEZaren informazioa hornitzeko, edo Verifacturen eta enpresen arteko nahitaezko faktura elektronikoaren inguruko baldintzek, prozesu trazagarriago eta egiaztagarriagoetara bultzatzen dute. Ez ditugu hemen epeak edo betebehar zehatzak xehatuko —hori zure aholkularitza fiskalak berretsi behar du indarrean dagoen araudiarekin—, baina komeni da funtsezko mezu bat: araudi esparruaren norabideak prozesu auditagarriak saritzen ditu zehazki. Gaur ondo automatizatzeak, logarekin eta trazabilitatearekin, datorrenerako hobeto prestatuta uzten zaitu fakturak sarrera-ontzi batean eskuz kudeatzen jarraitzeak baino.
Ikusten ditugun akats ohikoak
- Diagnostikatu aurretik automatizatzea. Tresna erosi eta gero prozesua kabitzen saiatzea. Ordena zuzena alderantzizkoa da: fluxua ulertu, non min egiten duen neurtu eta orduan bakarrik automatizatu benetako itzulkina dagoen tokian.
- Erauzketan ehuneko ehunean fidatzea. Sistema batek ere ez ditu dokumentuak zehaztasun perfektuz irakurtzen formatu heterogeneoen gainean. Konfiantza atalaserik eta salbuespen biderik gabe, akats isil bat kontabilitatean sartzen da.
- Salbuespenak ahaztea. Proiektua kasu idealerako diseinatzen da eta, lehen kasu arraroa iristen denean, ez dago nora bideratu ez zein testuingururekin. Salbuespenak ez dira sistemaren hutsegite bat: diseinuaren parte dira.
- Arrastorik ez uztea. Zerbait gaizki doanean inork ezin badu berreraiki sistemak zer erabaki zuen eta zergatik, ez duzu automatizazio bat: ukitzeko beldurra ematen duen kutxa beltz bat duzu.
- Arrakasta "prozesatutako fakturetan" neurtzea eta ez askatutako orduetan. Helburua ez da paperak azkarrago mugitzea, pertsonei denbora itzultzea baizik, gaizki koadratzen duenari eta irizpidea behar duenari ekin diezaioten.
Itzulkin errealista
Izan gaitezen zintzoak zifrekin, ke asko baitago hemen. Ez dizugu aurrezki ehuneko magikorik agindu behar: zure bolumenaren, abiapuntuko datuen kalitatearen eta zure negozioak zenbat salbuespen duen araberakoa da.
Deskriba dezakeguna errepikatzen den patroia da. Bide zoriontsuak zure faktura eta eskaera errutinazko gehienak estaltzen dituenean, taldeak orduak tekleatzen eta sailkatzen ematen uzten dio, eta denbora horren zati bat salbuespenak testuinguruarekin ebazten hasten da. Ziklo denbora, dokumentua iristen denetik erregistratuta eta balidatuta egon arte, egunetatik ordutara pasatu ohi da, berriro tekleatzeko ilarak desagertzen direlako besterik gabe. Benetako aurrezpena askatutako ordu administratiboetan eta sartzeari uzten dioten akatsetan dago, ez marketin zenbaki batean.
Itzulkina buruarekin automatizatzen denean agertzen da: errepikakorra makinari, zalantzazkoa pertsonari, eta dena log auditagarriarekin. Norbaitek automatizazio osoa agintzen badizu giza berrikuspenik eta arrastorik gabe, mesfida zaitez: hori ez da eraginkortasuna, mozorrotutako arriskua baizik.
Hurrengo urratsa
Fakturak eta eskaerak automatizatzeak funtzionatzen du ingeniaritza gisa egiten denean, ez software erosketa gisa: lehenik diagnostikatu, bide zoriontsua automatizatu, salbuespenak pertsonen esku utzi eta erabaki bakoitza erregistratu. Hori da zehazki prozesuen automatizazioa lantzeko gure modua: benetako itzulkina dagoen tokian soilik, kutxa beltzik gabe eta axola duenaren giza berrikuspenarekin.
Zure faktura eta eskaera zikloaren zein zati automatizatzeak duen zentzua eta zeinek ez jakin nahi baduzu, lehenengoa prozesua benetan begiratzea da. Eskatu iezaguzu diagnostiko bat eta zintzotasunez esango dizugu non dagoen itzulkina eta non ez.